Функции Отдела
1. Разрабатывает программы и основные направления развития архивного дела в Старицком муниципальном округе, организует их реализацию и отчитывается об их выполнении в установленном порядке.
2. Участвует в реализации федеральных и областных целевых программ развития архивного дела в части Старицкого муниципального округа.
3. Готовит проекты муниципальных правовых актов Администрации по вопросам обеспечения сохранности, учета, комплектования и использования документов; вносит на рассмотрение Администрации предложения по развитию архивного дела.
4. Готовит и реализует предложения по обеспечению сохранности документов, хранящихся в Отделе, проводит мероприятия по созданию оптимальных условий хранения и обеспечению их физической сохранности.
5. Обеспечивает хранение: архивных фондов и архивных документов на различных видах носителей, относящихся к муниципальной собственности, входящих в состав Архивного фонда Российской Федерации, образовавшихся в деятельности органов местного самоуправления и муниципальных организаций; документов физических лиц на различных видах носителей, поступивших на законном основании в муниципальную собственность, в том числе личного происхождения, документов по личному составу, на различных видах носителей ликвидированных организаций всех форм собственности (не имеющих правопреемника), действовавших на территории Старицкого муниципального округа; архивных документов частной и иных форм собственности, хранящихся на договорной основе; печатных, аудиовизуальных и других материалов, отражающих прошлое и настоящее Старицкого муниципального округа; учетных документов, систему справочно-поисковых средств, необходимых для осуществления практической деятельности Отдела.
6. Ведет учет архивных фондов и архивных документов, принятых в Отдел, в том числе в автоматизированном режиме, представляет в установленном порядке учетные данные в Главное управление по архивному делу Тверской области в соответствии с Порядком и схемой учета архивных документов в Отделе.
7. Составляет и представляет на утверждение Администрации списки юридических и физических лиц – источников комплектования Отдела после согласования их Экспертно-проверочной комиссией при Главном управлении по архивному делу Тверской области (далее – ЭПК), проводит систематическую работу по их уточнению. Включение в указанные списки негосударственных организаций, а также граждан осуществляется на основании договора.
8. Готовит проекты договоров Администрации с собственниками документов на их передачу в муниципальную собственность.
9. Осуществляет отбор и прием документов на хранение в Отдел.
10. Проводит в установленном порядке экспертизу ценности и научное описание документов, хранящихся в Отделе.
11. Взаимодействует с делопроизводственными, архивными и экспертными службами организаций – источников комплектования в целях формирования и обеспечения сохранности документов АФ РФ, находящихся на временном хранении:
- представляет на согласование ЭПК положения об архивах, экспертных комиссиях, номенклатуры дел и инструкции по делопроизводству, описи дел по личному составу организаций – источников комплектования Отдела;
- представляет на утверждение ЭПК описи дел постоянного хранения организаций – источников комплектования Отдела;
- ведет в установленном порядке учет документов Архивного фонда РФ, находящихся на временном хранении в организациях – источниках комплектования Отдела;
- оказывает методическую и практическую помощь работникам архивов организаций – источников комплектования Отдела, проводит консультации по вопросам делопроизводства и архивного дела.
12. Информирует органы местного самоуправления, иные организации Старицкого муниципального округа о составе и содержании документов, хранящихся в муниципальном архиве, по актуальной тематике, готовит документальные выставки, материалы для средств массовой информации, встречи с общественностью.
13. Исполняет запросы, поступающие в Отдел, выдает архивные справки, заверенные копии и выписки из документов, рассматривает заявления, проводит прием граждан по вопросам поиска документов, в том числе по личному составу.
14. Создает и совершенствует научно-справочный аппарат к документам архива, архивные справочники о составе и содержании документов и другие, в том числе автоматизированные, информационно-поисковые системы и базы данных.
15. Обеспечивает исполнение административных регламентов по предоставлению муниципальных услуг в сфере архивного дела.
16. Участвует в установленном порядке в реализации мер, предотвращающих совершение коррупционных правонарушений.
