Документы с территории иностранных государств (ближнее зарубежье) истребуются на основании заявления заинтересованного лица.
Правом на обращение об истребовании документов (свидетельств, справок) о регистрации актов гражданского состояния обладают лица, указанные в пунктах 2 и 3 статьи 9 Федерального закона от 15 ноября 1997 г. № 143-ФЗ «Об актах гражданского состояния»:
- лицо, в отношении которого была составлена запись акта гражданского состояния;
- родственник умершего или другое заинтересованное лицо, в случае, если лицо, в отношении которого была составлена ранее запись акта гражданского состояния, умерло;
- родители (лица, их заменяющие) или представитель органа опеки и попечительства в случае, если лицо, в отношении которого была составлена запись акта о рождении, не достигло совершеннолетия ко дню выдачи повторного свидетельства (по достижении ребенком совершеннолетия его родителям (одному из родителей) по их просьбе выдается документ, подтверждающий факт государственной регистрации рождения ребенка);
- опекуны лиц, признанных недееспособными;
- иное лицо в случае представления нотариально удостоверенной доверенности от лица, имеющего право на получение повторного свидетельства о государственной регистрации акта гражданского состояния.
Повторное свидетельство о государственной регистрации акта гражданского состояния не выдается:
- родителям (одному из родителей) ребенка, в отношении которого они лишены родительских прав или ограничены в родительских, правах (свидетельство о рождении ребенка);
- лицам, расторгнувшим брак, и лицам, брак которых признан недействительным (свидетельство о заключении брака).
По просьбе указанных лиц им выдается документ (справка), подтверждающий факт государственной регистрации рождения ребенка или заключения брака.
Заявление по истребованию документа о государственной регистрации актов гражданского состояния с территории СНГ, стран Балтии, Абхазии и Южной Осетии заполняется гражданами в двух экземплярах на каждый документ отдельно и обязательно подписывается ими. Заявление заполняется разборчивым почерком. Адреса места жительства и органа регистрации актов гражданского состояния указываются полностью, включая почтовый индекс. Все графы заполняются как можно более точной информацией, особенно наименование органа регистрации актов гражданского состояния. При отсутствии данных указывается причина, а в графе «дополнительные сведения» приводится уточняющая информация (например, если неизвестен орган регистрации актов гражданского состояния, зарегистрировавший рождение ребенка, указывается место жительства родителей на момент регистрации).
Дата и подпись в заявлении проставляется в день обращения в орган ЗАГС.
Одновременно с заявлением и анкетами заявителю необходимо представить документ, удостоверяющий личность, документ, подтверждающий уплату государственной пошлины за истребование свидетельства или справки о государственной регистрации акта гражданского состояния, а также документы, подтверждающие изменение фамилии после заключения брака, расторжения брака, перемены имени.
При обращении за выдачей повторного свидетельства о государственной регистрации акта гражданского состояния, заявитель, родственники умершего или другие заинтересованные лица в случае, если лицо, в отношении которого была составлена ранее запись акта гражданского состояния, умерло, должны предъявить документы, подтверждающие их право на получение истребуемого повторного свидетельства (документы, подтверждающие родство с умершим или иные документы, подтверждающие заинтересованность в получении свидетельства или справки).
В соответствии с Налоговым кодексом РФ (ст. 333.33) за истребование документов уплачивается государственная пошлина 350 рублей.